Die Geschäftsstelle fungiert als zentrale Verwaltung für den Judoverband Rheinland. Hier erhalten die Vereine die Mitgliedsausweise für ihre Sportler. Auch eine Ummeldung, z.B. bei Umzug oder Vereinswechsel laufen über die Geschäftsstelle. Einmal jährlich melden die Vereine Ihre Mitgliederzahlen und erhalten daraufhin die Jahressichtmarken. Ein Mitgliedsausweis ohne aktuelle Marke verliert seine Gültigkeit.

Unterlagen und Material für Gürtelprüfungen werden von der Geschäftsstelle verwaltet.